Các lưu ý và lỗi sai cần tránh khi thay đổi Giấy Phép Kinh Doanh

Khi làm thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần “bỏ túi” các lưu ý và lỗi sai cơ bản dưới đây:

Thay đổi tên doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp đặt tên theo tiếng nước ngoài thường mắc phải các lỗi do dịch sai hoặc không tương ứng với tên tiếng Việt. Ngoài ra, còn có một số khác như doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể nên tên doanh nghiệp sẽ không được cập nhật chính xác và kịp thời tại Cổng thông tin quốc gia. Điều này rất có thể dẫn đến lỗi trùng tên dù doanh nghiệp đã tra cứu trước đó.

Trong một vài trường hợp, việc thay đổi tên doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến các vấn đề về con dấu, thông tin hóa đơn… và cần phải thông báo cho các cơ quan, ngân hàng, đối tác liên quan. Do vậy, khi thực hiện thay đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện song song thủ tục thay đổi các thông tin liên quan để không ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.

Thay đổi địa chỉ

Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình thực hiện thay đổi địa chỉ khác quận và gửi lên cơ quan thuế, thì không được xuất hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở các quý gần nhất trong lúc gửi hồ sơ thay đổi địa chỉ lên cơ quan thuế. Đối với các hóa đơn sử dụng địa chỉ cũ, sẽ có 2 trường hợp sau:

• Doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn có địa chỉ cũ: Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn. Sau đó, đặt in và làm thông báo phát hành hóa đơn với địa chỉ mới để sử dụng;
• Doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn có địa chỉ cũ: Doanh nghiệp phải làm thông báo chốt hóa đơn ở địa chỉ cũ. Sau đó, làm lại con dấu với địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và gửi thông báo đến cơ quan thuế, ngân hàng, các đối tác…

Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là việc mở rộng hoặc thu hẹp lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp khi muốn thay đổi nghề kinh doanh đã đăng ký thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp Giấy xác nhận thay đổi thể hiện danh mục ngành nghề mới. 

Theo đó, doanh nghiệp cần xác định ngành nghề kinh doanh không bị cấm, ngành nghề kinh doanh có điều kiện và ngành nghề kinh doanh không có điều kiện để tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi theo đúng pháp luật và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Tăng, giảm vốn điều lệ

Khi tăng, giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp cần xem xét yếu tố ngành nghề kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Điều này liên quan đến mức vốn pháp định của ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu mức vốn tối thiểu. 

Ngoài ra khi tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp cần lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản (trường hợp thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân). Trong trường hợp tăng mức vốn điều lệ làm tăng nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp, thì năm kế tiếp doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài theo mức vốn mới.

Thay đổi đại diện pháp luật

Hiện nay, pháp luật không quy định bằng cấp, chứng chỉ hành nghề của người đại diện pháp luật. Ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có điều kiện yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ hành nghề. Tuy nhiên, người đại diện pháp luật dự kiến thay đổi phải đảm bảo thỏa các điều kiện về người đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Thay đổi loại hình công ty

Sau khi nhận giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp phải tiến hành làm mẫu dấu mới (trường hợp thông tin thay đổi ảnh hưởng đến nội dung trên con dấu cũ). Đồng thời, soạn và gửi thông báo việc thay đổi loại hình doanh nghiệp đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan.

Bởi vì việc thay đổi loại hình công ty trong vài trường hợp sẽ ảnh hưởng đến tên công ty. Do đó doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi  tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh… mà không cần nộp hồ sơ nhiều lần (ngoại trừ thay đổi người đại diện pháp luật).

Đối với việc chuyển đổi loại hình công ty TNHH hai thành viên thành công ty TNHH một thành viên thì chi phí lương của giám đốc không được hạch toán vào chi phí hoạt động doanh nghiệp.

Lưu ý, sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi và được cấp mới giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành công bố nội dung thay đổi tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Đồng thời, thực hiện thay đổi về hóa đơn, con dấu và gửi thông báo đến cơ quan thuế, ngân hàng, các đối tác…

Bài viết trên là các lỗi cần tránh khi thay đổi Giấy Phép Kinh Doanh mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng, chúng tôi đã cung cấp những thông tin hữu ích nhất. Chúc bạn thành công!