Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Việt Nam ngày càng trở thành điểm đến đầu tư hấp dẫn trong khu vực, kéo theo nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài ngày càng tăng. 

Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn thiết lập hiện diện pháp lý, tìm kiếm đối tác hoặc tiếp cận khách hàng tiềm năng mà chưa cần triển khai hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, để thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định mới nhất và vận hành sao cho hiệu quả, nhà đầu tư cần hiểu rõ các bước pháp lý, nghĩa vụ sau khi cấp phép và những giới hạn cần lưu ý.

Tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

Văn bản pháp luật quy định về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

• Luật Quản lý thuế 2019
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP
• Thông tư 105/2020/TT-BTC 

Tại sao nên thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam?

Thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nước ngoài trong chiến lược mở rộng thị trường tại Đông Nam Á. Vậy, đâu là những lý do khiến hình thức này đáng thu hút đến vậy?

Vị trí chiến lược, thị trường đầy tiềm năng: Việt Nam nằm tại trung tâm khu vực Đông Nam Á, đóng vai trò là cửa ngõ kết nối thương mại với các quốc gia lớn trong khu vực. Tốc độ tăng trưởng kinh tế ổn định cùng quy mô dân số hơn 100 triệu người tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới.

Hành lang pháp lý rõ ràng, hỗ trợ nhà đầu tư nước ngoài: Mô hình văn phòng đại diện được pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng, với quy trình đăng ký tương đối đơn giản, không yêu cầu chứng minh vốn đầu tư. Thời hạn giấy phép linh hoạt, có thể cấp tối đa 5 năm và được gia hạn theo quy định.

Giảm thiểu rủi ro tài chính, tối ưu chi phí: Văn phòng đại diện không phải chịu thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và không bắt buộc thực hiện báo cáo tài chính định kỳ. Nhờ đó giúp nhà đầu tư tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và tránh rủi ro về nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, mô hình này còn có các lợi ích khác như:

• Không yêu cầu vốn pháp định: Khác với công ty con, mô hình văn phòng đại diện không bắt buộc chứng minh hay duy trì mức vốn tối thiểu.
• Thủ tục hành chính khá đơn giản: Xin cấp phép thành lập và duy trì VPĐD được pháp luật quy định rõ ràng, thời gian xử lý nhanh, không đòi hỏi các thủ tục kế toán – kiểm toán phức tạp.
• Tăng cường hiện diện thương hiệu tại thị trường mới: VPĐD góp phần giúp các công ty quốc tế hiện diện chính thức, tăng nhận thức thương hiệu, hỗ trợ hoạt động truyền thông, kết nối với thị trường địa phương.
• Chi phí đầu tư thấp hơn nhiều so với việc thành lập công ty con: Cơ chế hoạt động không tạo doanh thu mang lại cho VPĐD sự linh hoạt cao trong điều chỉnh chiến lược. Doanh nghiệp có thể rút lui hoặc mở rộng quy mô dễ dàng hơn, hạn chế ràng buộc pháp lý phức tạp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Mở văn phòng đại diện tại Việt Nam là một giải pháp tối ưu để các doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận thị trường tiềm năng này mà không phải thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, để được cấp phép hoạt động theo đúng quy định pháp luật, các doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.

Điều kiện về pháp lý và thời gian hoạt động

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp nước ngoài phải thỏa mãn 2 điều kiện như sau:

• Đã được thành lập hợp pháp tại quốc gia/vùng lãnh thổ sở tại và đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh. 
• Đồng thời, giấy phép kinh doanh này cũng phải còn hiệu lực tối thiểu 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. 

Điều kiện về quốc gia và cam kết quốc tế

Các doanh nghiệp nước ngoài phải đến từ quốc gia có điều ước chung với Việt Nam, hoặc được nước sở tại công nhận tư cách pháp nhân hợp pháp mới đủ điều kiện mở VPĐD tại Việt Nam.

Ngoài ra, phạm vi hoạt động của văn phòng phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường mà Việt Nam đã thống nhất trong các hiệp định quốc tế. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp nước ngoài cần có sự phê duyệt đặc biệt từ Bộ quản lý chuyên ngành tại Việt Nam.

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Căn cứ Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về người đứng đầu Văn phòng đại diện, chi nhánh, người được doanh nghiệp nước ngoài bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện phải:

• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
• Không bị cấm giữ chức vụ theo quy định pháp luật Việt Nam.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trước khi chính thức hiện diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần hoàn thiện bộ hồ sơ xin cấp phép. Đây chính là bước “mở cửa” mang tính pháp lý đầu tiên nhà đầu tư cần lưu ý.

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ xin giấy phép thành lập VPĐD tại Việt Nam bao gồm các nhóm tài liệu sau.

• Hồ sơ pháp lý của thương nhân nước ngoài gồm:
  • Đơn đăng ký thành lập văn phòng do người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký, áp dụng theo mẫu quy định. >> Tải mẫu Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Dịch Vụ Thuế 24h.
  • Giấy tờ xác nhận doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh tại nước sở tại, còn hiệu lực / Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tại nước sở tại.
  • Báo cáo tài chính kiểm toán, hoặc xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động thực tế, không bị đình chỉ, giải thể.

Lưu ý: Các tài liệu trên cần được dịch sang tiếng Việt có công chứng. Riêng với Giấy đăng ký kinh doanh (Bảo sao) phải bổ sung hợp pháp hóa lãnh sự. 

• Hồ sơ liên quan đến người được chỉ định đứng đầu VPĐD tại Việt Nam gồm:
  • Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
  • Bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được bổ nhiệm: Có thể là hộ chiếu, căn cước công dân hoặc giấy tờ tương đương, tùy theo quốc tịch; kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực.
•  Hồ sơ về địa điểm đặt trụ sở văn phòng gồm:
  • Hợp đồng thuê văn phòng hoặc văn bản thỏa thuận địa điểm làm việc đã ký với bên cho thuê tại Việt Nam.
  • Giấy tờ pháp lý về địa chỉ đặt văn phòng, đảm bảo phù hợp với quy định về quy hoạch và sử dụng đất tại địa phương.

Với đầy đủ các tài liệu như trên, các nhà đầu tư có thể sẵn sàng cho bước tiếp theo trong hành trình kiến tạo sự hiện diện hợp pháp tại thị trường Việt Nam. Ngay sau đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục nộp hồ sơ và quy trình cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam từ Dịch Vụ Thuế 24h.

Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nước ngoài cần thực hiện các bước theo đúng trình tự pháp lý để đảm bảo việc cấp phép được thuận lợi và nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cần thực hiện:

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Doanh nghiệp nước ngoài cần gửi bộ hồ sơ đầy đủ đến cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện. 

Tùy thuộc vào địa điểm, cơ quan tiếp nhận có thể là:

• Ban quản lý khu công nghiệp/khu chế xuất/khu công nghệ cao (nếu đặt trong các khu công nghiệp);
• Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố (nếu đặt ngoài khu công nghiệp đã nêu ở trên).

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, trực tuyến, hoặc qua đường bưu điện. 

Tip: Để tránh những chậm trễ không đáng có, doanh nghiệp nên rà soát kỹ tính pháp lý và nội dung từng tài liệu trong hồ sơ, đồng thời làm rõ yêu cầu tại địa phương dự kiến đặt văn phòng.

Với kinh nghiệm và hiểu biết chuyên sâu về quy định từng tỉnh thành, Dịch Vụ Thuế 24h sẽ hỗ trợ quý khách chuẩn bị trọn bộ hồ sơ từ A-Z chuẩn xác ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian và tránh những phát sinh không cần thiết. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn cần sự hỗ trợ bất kỳ lúc nào!

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt và cấp phép

Trường hợp thông thường

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận, nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung. Lưu ý rằng, chỉ yêu cầu bổ sung một lần duy nhất. 

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, trong vòng 07 ngày làm việc, cơ quan sẽ xem xét cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép, kèm theo lý do nếu từ chối.

Trường hợp đặc biệt

Căn cứ Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các trường hợp hoạt động của văn phòng đại diện không đáp ứng phạm vi cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam, hoặc công ty nước ngoài không thuộc quốc gia có điều ước với Việt Nam, cơ quan tiếp nhận phải xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành. 

• Trong vòng 05 ngày làm việc, Bộ sẽ trả lời bằng văn bản. 
• Sau khi có ý kiến, cơ quan cấp phép sẽ quyết định cấp, hoặc không cấp trong vòng 05 ngày tiếp theo.

Tip: Trong giai đoạn xét duyệt, hãy luôn theo dõi sát sao tiến trình xử lý hồ sơ, và chuẩn bị sẵn sàng để phản hồi kịp thời nếu có yêu cầu bổ sung từ cơ quan có thẩm quyền. Điều này giúp bạn tránh lãng phí thời gian, không làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. 

Bước 3: Nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Nếu được chấp thuận, các hồ sơ hợp lệ, công ty nước ngoài sẽ nhận được Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Văn bản pháp lý này chứng minh doanh nghiệp đã thiết lập sự hiện diện chính thức tại Việt Nam thành công, dưới hình thức đại diện không có chức năng kinh doanh trực tiếp. 

Thủ tục sau khi cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Sau khi nhận được Giấy phép thành lập, thương nhân nước ngoài cần thực hiện một số thủ tục hành chính bắt buộc để chính thức đưa VPĐD vào hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. 

Cùng Dịch Vụ Thuế 24h điểm qua những bước tiếp theo cần lưu ý.

Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế

Đăng ký mã số thuế là điều kiện tiên quyết để thực hiện các nghĩa vụ tài chính. Quy định theo Điều 33 Luật Quản lý Thuế 2019 và Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập, doanh nghiệp nước ngoài thành lập VPĐD cần nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế tại chi cục thuế địa phương nơi đặt trụ sở. Mã số thuế được cấp một lần duy nhất và sử dụng xuyên suốt trong quá trình hoạt động tại Việt Nam.

Khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng

VPĐD cần thực hiện khắc con dấu và đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an theo quy định hiện hành. Ngoài ra, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng thương mại hợp pháp tại Việt Nam để phục vụ các hoạt động hành chính, chi trả lương hoặc tiếp nhận các khoản chuyển từ công ty mẹ.

Hoàn thành các nghĩa vụ thuế và kế toán

Mặc dù không hoạt động kinh doanh, VPĐD vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ thuế và kế toán như sau:

• Lệ phí môn bài: Mức nộp 1.000.000 VNĐ/năm, thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép. Nếu văn phòng không có hoạt động sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, có thể được miễn lệ phí.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Văn phòng chịu trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho nhân viên theo mẫu 05/KK-TNCN. Nếu có nhân viên phụ thuộc, cần đăng ký đầy đủ để giảm trừ hợp pháp.
• Các nghĩa vụ tài chính khác: Do không phát sinh doanh thu, VPĐD không phải nộp thuế GTGT hay thuế TNDN. Tuy nhiên, vẫn cần lưu giữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí hợp lệ để phục vụ công tác báo cáo, kiểm tra.

Báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định

Theo luật định tại Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, VPĐD phải gửi báo cáo hoạt động hàng năm cho Sở Công Thương trước ngày 30/01 hàng năm. Báo cáo cần thể hiện rõ tình hình hoạt động, nhân sự và các thay đổi (nếu có).

Lưu giữ hồ sơ

Mọi tài liệu liên quan đến hoạt động của VPĐD như hóa đơn, chứng từ chi tiêu, hợp đồng lao động, báo cáo tài chính,… cần được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định trong suốt thời gian hoạt động để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Những lưu ý quan trọng khi mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trước khi chính thức mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần nắm rõ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả từ những ngày đầu tiên.

Về địa điểm đặt trụ sở

VPĐD phải đặt tại một địa chỉ hợp pháp, có hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng với đơn vị sở hữu hợp pháp. Địa điểm không được là nhà ở riêng lẻ không có chức năng kinh doanh hoặc nằm trong danh sách các địa điểm bị cấm. 

Ví dụ, thuê một căn hộ chung cư (dùng để ở) để đặt văn phòng có thể bị từ chối nếu chung cư không có chức năng thương mại. Đây là lỗi phổ biến nhiều nhà đầu tư gặp phải khi chưa tìm hiểu kỹ quy định tại địa phương.

Về thời hạn hoạt động

Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn tối đa là 5 năm và không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh. Điều này có nghĩa là nếu giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ còn hiệu lực trong 3 năm thì giấy phép VPĐD tại Việt Nam cũng chỉ được cấp trong thời hạn 3 năm tương ứng.

Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn giấy phép để làm thủ tục gia hạn kịp thời, tránh ảnh hưởng đến việc duy trì pháp lý cho văn phòng. 

Về việc thay đổi thông tin

Mọi thay đổi liên quan đến tên văn phòng, địa chỉ trụ sở, người đứng đầu… đều phải được thông báo đến cơ quan cấp phép trong thời hạn nhất định. Chậm trễ trong việc cập nhật có thể dẫn đến việc xử phạt hành chính hoặc gây khó khăn trong các thủ tục hành chính khác như khai thuế, ký kết hợp đồng lao động.

Về các trường hợp không được cấp giấy phép

VPĐD sẽ không được cấp phép nếu thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đã bị thu hồi giấy phép trong vòng 2 năm gần nhất, hoặc hoạt động của VPĐD ảnh hưởng đến an ninh, quốc phòng, trật tự công cộng hoặc sức khỏe cộng đồng thì cũng sẽ bị từ chối cấp phép.

Về một số hạn chế cần lưu ý

VPĐD không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi tại Việt Nam. Các hoạt động được phép giới hạn ở việc nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, hỗ trợ công ty mẹ. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu mở VPĐD để tránh vi phạm hoặc kỳ vọng sai lệch trong mô hình hoạt động.

Với những lưu ý nêu trên, có thể thấy rằng việc mở văn phòng đại diện đòi hỏi sự am hiểu pháp lý và tuân thủ nghiêm ngặt quy định hiện hành. 

Mở văn phòng đại diện không chỉ là thủ tục, mà là chiến lược. Với kinh nghiệm thực tiễn và chuyên môn sâu, Dịch Vụ Thuế 24h cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp nước ngoài với giải pháp pháp lý trọn gói, toàn diện – giúp quá trình thành lập diễn ra nhanh chóng, đúng luật, và hiệu quả. Khám phá ngay dịch vụ trọn gói từ Dịch Vụ Thuế 24h!

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của Dịch Vụ Thuế 24h

Với hơn 14 năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài, chúng tôi tự hào là lựa chọn tin cậy của hàng trăm nhà đầu tư toàn cầu khi bước vào thị trường Việt Nam.

Tại sao nên chọn Dịch Vụ Thuế 24h để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài?

• Kinh nghiệm và uy tín: Tại Dịch Vụ Thuế 24h, chúng tôi đồng hành cùng một đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, pháp lý và thuế, từng xử lý thành công hàng nghìn hồ sơ phức tạp trên thực tế. 

• Dịch vụ trọn gói, minh bạch: Từ tư vấn ban đầu, soạn thảo và nộp hồ sơ đến hoàn tất nghĩa vụ thuế và các thủ tục sau thành lập VPĐD. Tất cả được thực hiện nhanh chóng, không phát sinh chi phí ẩn, với cam kết bàn giao giấy phép tận tay khách hàng.

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ và quốc tế: Chúng tôi hỗ trợ khách hàng nước ngoài với dịch vụ đa ngôn ngữ, thành thạo tiếng Anh, và kết nối chặt chẽ với các đối tác trong và ngoài nước, sẵn sàng đồng hành từ bước đầu đến khi vận hành ổn định tại Việt Nam.

Gọi ngay hotline Dịch Vụ Thuế 24h để được tư vấn hoàn toàn miễn phí về pháp lý, quy trình và chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam!

Dịch Vụ Thuế 24h cung cấp các dịch vụ pháp lý toàn diện cho công ty nước ngoài

Tại Dịch Vụ Thuế 24h, chúng tôi mang đến các giải pháp pháp lý uy tín và toàn diện cho nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

• Dịch vụ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài hỗ trợ trọn gói từ tư vấn ngành nghề đến xin giấy phép đầu tư.
• Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh công ty có vốn đầu tư nước ngoài giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý nhanh chóng, đúng quy định mới nhất.
• Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty nước ngoài với chi phí cạnh tranh, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác và thủ tục chuyên nghiệp, đúng thời hạn.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước đầu tiên để các nhà đầu tư có được sự hiện diện hợp pháp trên một thị trường tiềm năng. Tuy nhiên, các thủ tục pháp lý và quy trình hành chính có thể trở thành rào cản nếu không có sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ các nhà cung cấp dịch vụ pháp lý. 

Công ty Dịch Vụ Thuế 24h cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ A đến Z; từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến xử lý sau thành lập. Với kinh nghiệm thực chiến và đội ngũ chuyên gia tận tâm, chúng tôi giúp bạn mở rộng kinh doanh một cách thuận lợi và tối ưu chi phí nhất!

Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam