Trong môi trường kinh doanh ngày nay, thắc mắc xoay quanh tính bảo mật và xác thực thông tin trong các giao dịch điện tử ngày một thiết yếu. Một trong những giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này chính là sử dụng chữ ký số. Nhưng bạn có biết chính xác chữ ký số là gì và tại sao sử dụng chữ ký số trở thành công cụ quan trọng cho doanh nghiệp?
Chữ ký số không chỉ đơn giản là một dạng của chữ ký điện tử, mà nó còn đánh dấu sự tiến bộ của công nghệ bảo mật trong thời đại số. Bài viết này Dịch vụ Thuế 24h sẽ giải đáp thắc mắc và phân tích sâu hơn về khái niệm “chữ ký số”.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (còn được gọi là Digital Signature) là chữ ký điện tử được sử dụng để mã hóa thông tin liên quan đến một doanh nghiệp cụ thể (hiểu theo cách đơn giản nhất)
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP đưa ra định nghĩa:
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Căn cứ Khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng đề cập:
Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Thay vì chữ ký truyền thống trên văn bản, chữ ký số được áp dụng trong hầu hết các hoạt động giao dịch điện tử trên internet. Bạn có thể hình dung chữ ký số như một thiết bị USB và nó được bảo vệ bằng mật khẩu được ví là mã pin. Chính vì điều này, sử dụng chữ kỹ số đảm bảo tính an toàn và bảo mật khi thực hiện các giao dịch điện tử trực tuyến.
Ví dụ:
Trong quá trình ký kết hợp đồng, các bên thường phải in bản giấy, ký tay và sau đó gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh, hoặc qua bưu điện. Điều này tương đối tốn thời gian và chi phí, đồng thời có thể tồn tại rủi ro về sự mất mát tài liệu hoặc gian lận.
Nếu sử dụng chữ ký số, các bên có thể ký hợp đồng trực tuyến một cách an toàn và nhanh chóng.
- Công ty A muốn ký kết một hợp đồng mua bán vật tư y tế với công ty B. Thông tin về hợp đồng và các chi tiết liên quan được mã hóa và bảo mật bằng một mã khóa cá nhân của công ty A.
- Công ty A sử dụng khóa bí mật của mình để tạo chữ ký số qua USB Token. Thiết bị này chứa thông tin về khóa cá nhân và đóng vai trò như một nơi lưu trữ an toàn. Sau đó, công ty A gửi hợp đồng đã ký kết đến công ty B qua email hoặc kênh trực tuyến liên quan.
- Công ty A cung cấp một mã khóa công khai để đội ngũ và công ty B đăng nhập vào hệ thống máy tính. Mã này giúp xác định danh tính của người sử dụng.
- Công ty B nhận được hợp đồng và sử dụng khóa công khai của công ty A để xác nhận chữ ký số. Nếu chữ ký số hợp lệ, họ có thể giải mã thông tin của hợp đồng, cũng như xác nhận tính toàn vẹn của hợp đồng (chưa từng bị thay đổi từ khi được tạo ra).
Như vậy, Bên A và Bên B đã sử dụng chữ ký số của mình để xác nhận sự đồng thuận, đảm bảo tính toàn vẹn và nguồn gốc của hợp đồng mà không cần gặp trực tiếp.
Dịch vụ Thuế 24h điểm qua 5 lợi ích nổi bật nếu bạn đọc còn thắc mắc: chữ ký số để làm gì?
- Thuận tiện trong các giao dịch trực tuyến: Các ứng dụng phổ biến của chữ ký số như ký hợp đồng điện tử, kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng, chứng khoán online,… giảm tải thủ tục in ấn, ký tay và chuyển phát.
- Tiết kiệm thời gian: Cá nhân và doanh nghiệp có thể ký hợp đồng trực tuyến, gửi qua email mà không cần gặp trực tiếp. Chữ ký số giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, đặc biệt hiệu quả khi các bên đối tác có sự khác biệt về khoảng cách địa lý.
- Độ an toàn, chính xác cao: Chữ ký số có tính bảo mật cao, sử dụng công nghệ mã hóa thông minh, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ và chỉ người nhận mới có thể mở văn bản.
- Quản lý tài liệu hiệu quả: Doanh nghiệp không cần tốn tài nguyên như phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Thay vào đó, có thể lưu trữ theo cách điện tử hóa các chứng từ, hợp đồng và báo cáo,… tiện lợi và tiết kiệm chi phí.
- Đảm bảo trách nhiệm pháp lý: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu. Khi có tranh chấp, người ký số phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với tài liệu đã ký, giống như tài liệu giấy ký tay. Từ đó, giúp cơ quan/doanh nghiệp yên tâm về tính pháp lý trong các giao dịch điện tử.
Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?
Như chúng tôi đã đề cập, chữ ký số được sử dụng phổ biến trong phần lớn môi trường giao dịch điện tử ngày này. Sau đây Dịch vụ Thuế 24h giúp bạn phân loại mục đích dùng chữ ký điện tử cho từng nhóm đối tượng cụ thể.
Chữ ký số đối với cá nhân
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và bảo mật thông tin cá nhân của bạn. Sử dụng chữ ký điện tử hỗ trợ cá nhân thực hiện nhiều loại giao dịch online và các thủ tục hành chính một cách thuận lợi và an toàn.
- Mã hóa dữ liệu và bảo vệ thông tin cá nhân khi gửi email hoặc lưu trữ tài liệu trực tuyến
- Ký số trên các tờ kê khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến
- Thực hiện các giao dịch ngân hàng, tín dụng, chuyển tiền trực tuyến an toàn
- Ký số trong quá trình đầu tư chứng khoán và thực hiện mua bán hàng online
- Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng lao động, văn bản điện tử và nhiều thủ tục trực tuyến khác
Như vậy, chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay cá nhân của bạn.
Chữ ký số đối với cá nhân là thành viên của doanh nghiệp
Cá nhân là thành viên của doanh nghiệp (thường là các trưởng bộ phận/phòng ban trong công ty) cũng được hưởng lợi từ việc sử dụng chữ ký số, nhất là trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ công việc trong nội bộ hoặc được ủy thác từ tổ chức.
- Chữ ký số trong quá trình đăng ký doanh nghiệp và các thủ tục hành chính trực tuyến (được ủy quyền bởi doanh nghiệp)
- Ký số trong các giao dịch thương mại, mua bán hàng, thanh toán online giữa cá nhân và doanh nghiệp
- Thực hiện các nghiệp vụ nội bộ trong tổ chức như:
- Ký số trong các hợp đồng lao động, giao dịch nội bộ, hỗ trợ quản lý và xác nhận các giao dịch nhanh chóng
- Ký số các quyết định, thông báo, hoặc các văn bản nội bộ có tính chất quan trọng
- Sử dụng chữ ký số để xác thực và đăng nhập vào các hệ thống quản lý thông tin nội bộ và mật thiết của doanh nghiệp
- Ứng dụng chữ ký điện tử trên các chứng từ như phiếu thu, thanh toán tạm ứng, các giao dịch tài chính nội bộ,…
Chữ ký số đối với tổ chức/doanh nghiệp
Doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan sử dụng chữ ký số như một công cụ hữu ích để tối ưu hóa quy trình nội bộ, thúc đẩy hiệu quả trong giao dịch trực tuyến. Bên cạnh đó là đảm bảo tính bảo mật trong môi trường kinh doanh kỹ thuật số như hiện nay.
- Ký số trong quá trình kê khai và nộp thuế, ký số trên hồ sơ BHXH trực tuyến, quản lý nghĩa vụ tài chính và hóa đơn điện tử
- Thực hiện giao dịch ngân hàng điện tử, đăng ký doanh nghiệp qua cổng thông tin quốc gia
- Sử dụng chữ ký số để xác minh, chứng nhận các giao dịch liên quan đến kho bạc nhà nước trực tuyến, dịch vụ hải quan điện tử
- Ký số trong các hợp đồng, giao dịch thương mại trực tuyến, giảm bớt thủ tục giấy tờ, cải thiện tính minh bạch
- Dùng chữ ký số trong quá trình quản lý hệ thống, xác nhận văn bản và kiểm soát thông tin nhân viên trực tuyến
- Ứng dụng chữ ký token khi đại diện tổ chức trong giao dịch nghiệp vụ với đối tác, khách hàng, và các bên liên quan
Tổng kết, chữ ký số tổ chức/doanh nghiệp có giá trị pháp lý như con dấu hoặc chữ ký của đại diện tổ chức/doanh nghiệp đó.
4 đặc điểm nổi bật của chữ ký số
Tính xác thực
Chữ ký số sử dụng chứng thư số* của cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp để xác thực danh tính của người ký. Bởi tính xác thực này, chữ ký số chỉ có thể được tạo ra bởi người nào có quyền hợp pháp và được ủy quyền.
*Để hiểu hơn về khái niệm chứng thư số là gì, mời bạn đọc theo dõi tại phần Cấu tạo thành phần và nguyên lý hoạt động của chữ ký số
Ví dụ: Công ty X sử dụng chữ ký số của Giám đốc Điều hành để xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của bản hợp đồng hợp tác chiến lược trực tuyến. Chữ ký số này giúp đối tác và khách hàng xác thực rằng họ đang tương tác với người có quyền quyết định hợp pháp.
Tính bảo mật
Chữ ký số doanh nghiệp có tính bảo mật cao với hai lớp mã khóa – khóa bí mật và khóa công khai. Trong đó, mã khóa bí mật là thông tin không công bố, chỉ có người ký và hệ thống mới biết; còn mã khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký và xác minh danh tính người dùng.
Ví dụ: Công ty A sử dụng chữ ký số để ký một hóa đơn điện tử, chỉ người có khóa bí mật mới có thể tạo chữ ký số. Khóa bí mật chỉ được giữ và quản lý trong hệ thống nội bộ, như vậy chỉ những người có quyền/ được ủy quyền như Kế toán trưởng mới có thể tạo ra chữ ký hợp lệ.
Tính toàn vẹn
Một đặc điểm nổi trội của chữ ký số phải kể đến là tính luôn đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản hay tài liệu. Nói dễ hiểu hơn là chỉ một người nhất định (người nhận) có thể mở nó. Bất kỳ sự can thiệp hay thay đổi nào đều có thể làm mất đi tính toàn vẹn của chữ ký số.
Ví dụ: Doanh nghiệp A áp dụng chữ ký số trong quá trình phát hành hợp đồng lao động trực tuyến. Khi bộ phận Nhân sự tạo chữ ký số để ký kết một hợp đồng mới với nhân viên, thông tin về các điều khoản và điều kiện sẽ được tích hợp với chữ ký. Nếu có bất kỳ sửa đổi nào sau đó, chữ ký sẽ không còn hợp lệ. Điều này đảm bảo nội dung của hợp đồng không bị thay đổi mà không được phép.
Tính chống chối bỏ
Chữ ký số không thể thay thế hay xóa bỏ sau khi đã được áp dụng vào văn bản hay tài liệu. Đặc điểm này thể hiện sự chắc chắn và minh bạch, ngăn chặn rủi ro các bên phủ nhận hoặc chối bỏ các giao dịch đã được ký.
Ví dụ: Công ty X và Y thực hiện một giao dịch mua bán trực tuyến, sử dụng chữ ký số của cả Giám đốc Kinh doanh của công ty X và Giám đốc Kế toán của công ty Y. Chữ ký số này không thể bị phủ nhận, đồng nghĩa với việc cả hai đối tác đều phải chấp nhận và tuân thủ các điều khoản giao dịch.
Cấu tạo thành phần và nguyên lý hoạt động của chữ ký số
Thành phần cấu tạo của chữ ký số
Chữ ký số bao gồm hai phần chính: phần cứng (USB token) và chứng thư số.
Trong đó:
Phần cứng (USB Token): Tương tự như một chiếc USB, phần cứng này được bảo mật bằng mật khẩu hay PIN. Đây là nơi lưu trữ khóa bí mật cần thiết cho quá trình ký số.
Chứng thư số: Tương đương với vai trò của chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu trong môi trường kinh doanh điện tử. Đây là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa toàn bộ dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm:
Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Trong chứng thư số có chứa thông tin định danh về khóa công khai của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, đồng thời xác nhận rằng họ là người đã ký chữ ký số bằng cách sử dụng khóa bí mật tương ứng của mình.
Định nghĩa trên được xác định theo căn cứ Khoản 7 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Nguyên lý hoạt động của chữ ký số (token)
Chữ ký số hoạt động dựa trên thuật toán mật mã hóa không đối xứng (thuật toán RSA), để đảm bảo tính xác thực và bảo mật thông tin trong quá trình giao dịch điện tử.
Sau đây là tóm tắt cách hoạt động của chữ ký số:
- Thuật toán sẽ thông qua quá trình toán học tạo ra 2 khóa liên kết (cặp khóa – khóa bí mật và khóa công khai)
Khóa công khai (Public Key): là một phần của chứng thư số. Khóa này được chia sẻ để người khác có thể xác minh chữ ký số của người ký.
Khóa bí mật (Private Key): dùng để tạo ra chữ ký số và chỉ người sở hữu mới có quyền truy cập. Khóa bí mật nằm trong phần cứng (USB token).
- Khi người ký muốn ký một thông điệp, công nghệ này sử dụng khóa bí mật của họ cùng với thông điệp đang được ký để tạo ra chữ ký số.
Nói cách khác, các thông tin/dữ liệu cá nhân hoặc tổ chức (ví dụ hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, báo cáo kế toán,…) sẽ được mã hóa bằng khóa bí mật.
Bằng cách nào? Để tạo chữ ký số, thuật toán sẽ sử dụng hàm băm một chiều đối với thông tin/dữ liệu cần ký. Lúc này, khóa bí mật được dùng để mã hóa giá trị băm, sau đó tạo ra một đoạn mã số duy nhất ở đây chúng ta gọi là chữ ký số.
Trường hợp bạn dùng chữ ký số USB Token thì mỗi token ứng với 1 số series duy nhất có 8-10 ký tự. Người ký nhận USB Token và thực hiện cài đặt trên máy tính của họ. Mỗi lần cần ký, cần thực hiện thao tác cắm USB vào máy tính và thực hiện quá trình ký số.
Còn nếu bạn không sử dụng token, thông thường bạn có thể tạo chữ ký và xác thực ngay trên điện thoại di động bằng cách nhập số chứng minh thư, hoặc dấu vân tay khi thực hiện lệnh ký.
- Khi người nhận muốn kiểm tra tính xác thực của thông điệp và chữ ký số, họ sử dụng khóa công khai mà người ký đã chia sẻ.
Các loại chữ ký số được dùng phổ biến hiện nay
Chữ ký số USB Token
Được ưa dùng phổ biến hiện nay, loại chữ ký này được lưu trữ trong một thiết bị vật lý gọi là USB Token.
Để sử dụng chữ ký số này, người dùng cần cài đặt ứng dụng ký số trên máy tính. Khi người dùng muốn ký số, họ phải cắm USB Token vào máy tính, sau đó đăng nhập tạo chữ ký số của mình bằng mã khóa bí mật (như mã PIN) và tiến hành các thao tác giao dịch mong muốn.
- Ưu điểm: Bảo mật cao, tiện lợi khi cần di chuyển giữa các máy tính, tăng cường bảo mật thông qua USB Token.
- Nhược điểm: Cần phải sử dụng thiết bị vật lý (USB Token), khả năng mất mát hoặc hỏng hóc USB.
Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) ứng dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và thực hiện các giao thức mạng để truyền nhận và xử lý lệnh ký.
Đây là một thiết bị chuyên dụng để quản lý và bảo vệ các cặp khóa chứng thư số. HSM có thể có hình thức là một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.
- Ưu điểm: tốc độ xử lý cao và khả năng xác thực ngay lập tức, cho phép người dùng thực hiện hàng nghìn chữ ký cùng một lúc.
- Nhược điểm: Chi phí sử dụng và duy trì khá cao, khả năng linh hoạt hạn chế do yêu cầu sự kỹ thuật cao.
Chữ ký số SmartCard
Đặt trường hợp bạn đang đi công tác nước ngoài và cần phải ký số trên các tài liệu quan trọng? Sử dụng chữ ký số SmartCard tích hợp trên SIM điện thoại di động lúc này là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.
Đây là dạng chữ ký số cho phép người dùng dễ dàng và nhanh chóng ký số trực tiếp trên điện thoại di động. Tuy nhiên, hạn chế chủ yếu là sự phụ thuộc vào loại SIM của nhà mạng, khi thuê bao ở ngoài vùng phủ sóng hoặc khi di chuyển quốc tế, bạn có thể gặp một ít khó chịu trong quá trình sử dụng.
- Ưu điểm: thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị di động, không cần cài đặt thêm phần mềm vì chữ ký số đã được tích hợp sẵn trên SIM.
- Nhược điểm: phụ thuộc vào SIM của các nhà mạng, giới hạn sự lựa chọn và linh hoạt cho người dùng.
Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa, cách gọi tiếng anh là Remote Signature, là một dạng chữ ký số hiện đại sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based technology) giúp người dùng ký số linh hoạt trên mọi thiết bị điện tử mà không cần thiết bị phần cứng bổ sung.
Tuy được đánh giá cao về công nghệ và tính ứng dụng, nhưng chữ ký số di động này còn ít được biết đến.
- Ưu điểm: Linh hoạt và tiện lợi vì có thể ký số trên mọi thiết bị điện tử và từ mọi nơi. Không yêu cầu sử dụng USB Token hay thiết bị phần cứng khác, giảm bớt sự phụ thuộc vào các thiết bị ngoại vi.
- Nhược điểm: Lo ngại về bảo mật dữ liệu, chưa được triển khai rộng rãi.
Quy trình tạo chữ ký số doanh nghiệp
Dịch vụ Thuế 24h hướng dẫn doanh nghiệp 4 bước nhanh chóng để tạo chữ ký số hợp lệ như sau:
Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp chứng chỉ số
Đầu tiên, hãy xác định và lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số đáng tin cậy. Một số đơn vị uy tín hiện nay được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép như:
- Viettel-CA
- VNPTCA
- FPT-CA
- VinaCA (Smartsign)
- BKAV-CA
- CA2 (Nacencomm)
- EFY-CA
- …
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký và xác thực thông tin
Tiếp theo, bạn cần tạo tài khoản đăng ký trên trang web của đơn vị cung cấp dịch vụ và thực hiện xác thực thông tin. Hồ sơ đăng ký và xác thực cần chuẩn bị gồm:
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật
- Bản sao chứng thực của Giấy phép kinh doanh/giấy phép hoạt động
- Bản sao chứng thực của Giấy chứng nhận đăng ký thuế doanh nghiệp
Bước 3: Liên hệ với nhà cung cấp để nộp hồ sơ và thực hiện xác thực danh tính
Tùy theo nhu cầu sử dụng và ngân sách cho phép, bạn lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số từ đơn vị cung cấp. Sau đó cung cấp hồ sơ giấy tờ để đơn vị tiến hành thủ tục xác thực thông tin bằng chữ ký.
Bước 4: Nhà cung cấp xác thực thông tin và tạo chữ ký số
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất xác thực thông tin và cấp chứng thư số cho khách hàng.
Sau khi hoàn thành các bước đăng ký và xác thực như trên, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng phần mềm do các đơn vị này cấp để tạo chữ ký số trên máy tính theo hướng dẫn.
Câu hỏi thường gặp về chữ ký số
Doanh nghiệp có bắt buộc phải tạo chữ ký số không?
Không phải tất cả giao dịch điện tử đều yêu cầu doanh nghiệp phải tạo chữ ký số. Hiện nay pháp luật quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số trong 3 trường hợp điển hình như sau:
- Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
- Khi doanh nghiệp kê khai thuế ban đầu, nộp thuế môn bài
- Khi doanh nghiệp kê khai BHXH điện tử
Thời hạn sử dụng chữ ký số là bao lâu?
Thông thường, thời gian sử dụng của chữ ký số từ 1 đến 5 năm, tùy vào lựa chọn của người đăng ký cũng như các gói dịch vụ từ đơn vị cung cấp chữ ký số. Bạn có thể yêu cầu gia hạn chữ ký số khi hết hạn sử dụng.
Trong trường hợp công ty không còn hoạt động, bạn nên hủy gia hạn chữ ký số cũng như làm thủ tục hủy giấy phép kinh doanh để không phát thêm các chi phí bên ngoài.
Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
Có. Căn cứ Điều 23 Luật Giao dịch điện tử, giá trị pháp lý của chữ ký số được xem là tương đương với chữ ký trên văn bản giấy của cá nhân đã ký.
Sử dụng chữ ký số (token) có an toàn không?
Có. Điều kiện sử dụng là mỗi người dùng phải sở hữu một cặp khóa, gồm khóa công khai và khóa bí mật, do đó dùng chữ ký số đảm bảo tính bảo mật cao. Ngoài ra, quá trình ký số giữ cho thông tin trong văn bản/tài liệu được toàn vẹn và an toàn, điển hình là chỉ có người nhận văn bản/tài liệu với chữ ký số mới có thể mở khóa.
Doanh nghiệp nên mua chữ ký số ở đâu?
Nên mua chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như Viettel, FPT, CK, BKAV, Vina, Nacencomm,… Đây là những đơn vị được phép cung cấp chữ ký số theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho các giao dịch điện tử của doanh nghiệp.
Chi phí sử dụng chữ ký số là bao nhiêu?
Chi phí sử dụng chữ ký số tùy thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ bạn chọn.
Để cho bạn tham khảo thì thông thường chi phí này dao động từ 220.000 đồng/năm đối với khách hàng cá nhân và từ 1.350.000 đồng/năm đối với khách hàng doanh nghiệp.
Bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để biết thông tin chi tiết về giá cả và các gói dịch vụ.
Chữ ký số và chứng thư số có giống nhau không?
Chữ ký số và chứng thư số là hai khái niệm liên quan nhưng có sự khác biệt:
Chữ ký số:
- Là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc biến đổi một thông điệp dữ liệu. Do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ, cơ quan nhà nước đủ điều kiện cấp.
- Bao gồm cặp khóa bí mật và khóa công khai trong hệ thống mật mã không đối xứng.
- Khóa bí mật dùng để tạo chữ ký số, còn khóa công khai dùng để kiểm tra và xác thực chữ ký số.
- Mục đích sử dụng là đảm bảo sự toàn vẹn của thông điệp dữ liệu trong giao dịch điện tử.
Chứng thư số:
- Là một dạng chứng thư điện tử được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
- Cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của cá nhân hoặc tổ chức, xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số.
- Bao gồm nhiều thông tin như tên đơn vị chứng thực, số seri, thời hạn có hiệu lực, khóa công khai, chữ ký số của đơn vị chứng thực, và các thông tin khác.
- Mục đích là xác nhận thông tin định danh và chứng thực chữ ký số đúng quy định.
Trường hợp nào doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chữ ký số?
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin và tiến hành các thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng, việc cập nhật thông tin cho chữ ký số là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong các giao dịch điện tử.
Những trường hợp cụ thể dưới đây, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chữ ký số:
- Thay đổi tên công ty: Dù chỉ thay đổi một phần tên hoặc đổi tên hoàn toàn, doanh nghiệp đều cần cập nhật thông tin mới vào chữ ký số.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở: Việc thay đổi địa chỉ trụ sở sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tại cơ quan thuế, và tất nhiên, thông tin này cũng cần được cập nhật trên chữ ký số để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.
Xem thêm bài viết “Cách thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh” để tìm hiểu về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD online bằng chữ ký số.
- Thay đổi mã số thuế: Trong trường hợp đặc biệt này, doanh nghiệp cần làm thủ tục cấp lại chữ ký số hoàn toàn mới.
- Thay đổi người đại diện pháp luật: Chữ ký số đại diện cho doanh nghiệp, nó như một “con dấu điện tử” xác nhận tính xác thực của các giao dịch. Nó không gắn liền với bất kỳ cá nhân nào, kể cả người đại diện pháp luật. Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp luật hoặc thay đổi thông tin của người đại diện pháp luật như cập nhật CCCD gắn chip trên đăng ký kinh doanh, việc cập nhật thông tin vào chữ ký số là không bắt buộc.
- Thay đổi số điện thoại: Thông thường, việc thay đổi số điện thoại trên giấy phép kinh doanh sẽ không trực tiếp ảnh hưởng đến chữ ký số. Chữ ký số gắn liền với mã số thuế của doanh nghiệp, chứ không phải số điện thoại. Tuy nhiên, để tránh ảnh hưởng đến việc liên lạc doanh nghiệp, bạn nên cập nhật thông tin số điện thoại mới vào hệ thống quản lý của nhà cung cấp chữ ký số để đảm bảo nhận được thông báo, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Sử dụng chữ ký số như thế nào? Hy vọng thông qua bài viết này, Dịch vụ Thuế 24h đã giúp bạn đọc có thêm nhiều thông tin thiết thực và bổ ích về chữ ký số.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin biến chữ ký số trở thành công cụ mạnh mẽ trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực thông tin trong các giao dịch điện tử. Chữ ký các dạng như USB Token, HSM, SmartCard, Remote Signature,… không chỉ giúp tăng cường an ninh mà còn đơn giản hóa quá trình xác thực và ký số trên nhiều nền tảng khác nhau.
Chữ ký số có giá trị pháp lý và đang ngày càng được doanh nghiệp và cá nhân ưa chuộng. Việc chọn lựa đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín cũng đồng nghĩa với việc bạn đang đặt niềm tin vào hệ thống bảo mật số của họ. Môi trường kỹ thuật số ngày càng đi lên, đòi hỏi chính các doanh nghiệp cũng phải chạy hết tốc lực để bắt kịp các yêu cầu mới!
