Chứng từ kế toán là gì? Phân loại chứng từ kế toán hiện nay

Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong công tác quản lý và lưu trữ hóa đơn chứng từ kế toán, dẫn đến sai sót khi làm sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cuối năm. Từ đó, làm tăng rủi ro doanh nghiệp bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ chi phí và phải chịu các hình phạt hành chính.

Nhằm giảm thiểu tình trạng này, Chính phủ liên tục cập nhật các quy định pháp luật mới, hướng dẫn cụ thể về chế độ kế toán doanh nghiệp. Những thay đổi này sẽ tác động mạnh mẽ đến việc sử dụng và quản lý chứng từ kế toán, một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát các giao dịch tài chính tài chính một cách minh bạch.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm chứng từ kế toán là gì, vai trò của nó trong hoạt động kế toán doanh nghiệp và các loại chứng từ phổ biến hiện nay. Qua đó, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện và áp dụng đúng đắn trong công tác kế toán, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Văn bản pháp luật quy định về chứng từ kế toán

• Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017: Quy định chung về công tác kế toán doanh nghiệp, bao gồm chứng từ kế toán. 
• Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017: Quy định chi tiết về thiết lập và quản lý chứng từ kế toán.
• Thông tư số 24/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025: Hướng dẫn thiết kế chứng từ kế toán cho đơn vị hành chính, sự nghiệp sử dụng ngân sách Nhà nước.
• Thông tư số 200/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2015: Cung cấp hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, dùng để làm căn cứ ghi sổ sách kế toán và quản lý thông tin ban đầu của doanh nghiệp.

Chứng từ phải được lập theo hình thức, thủ tục mà pháp luật về kế toán – thuế quy định. Chúng có thể ở dạng giấy hoặc điện tử và bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau như hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân,…

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, chính xác, chia thành nhiều bản theo biểu mẫu và lưu trữ, bảo quản đúng quy trình. Mỗi chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau: tên chứng từ, số hiệu, ngày lập, thông tin cá nhân hoặc đơn vị lập và nhận chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chữ ký của người lập, người duyệt. 

Ví dụ: 

Tại Công ty ABC kinh doanh thiết bị xây dựng, có khoảng 100 nhân viên, sẽ cần dùng các loại chứng từ kế toán sau:

• Khi trả lương cho nhân viên: Sử dụng chứng từ lao động, bao gồm bảng chấm công để theo dõi giờ làm việc và bảng thanh toán tiền lương để tính toán số tiền phải trả. 
• Khi mua nguyên vật liệu: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa. 
• Đối với các giao dịch thanh toán với khách hàng: Làm phiếu chi khi thanh toán bằng tiền mặt và sao kê ngân hàng khi thanh toán qua chuyển khoản.

Vậy chứng từ kế toán mang ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh? Chứng từ kế toán không chỉ là công cụ ghi chép mà còn giúp quản lý, kiểm soát và bảo vệ tính pháp lý trong các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Nền tảng tổ chức công tác kế toán: Chứng từ kế toán cung cấp hệ thống ghi chép toàn diện các hoạt động tài chính và giao dịch kinh tế, giúp phân loại và ghi nhận thông tin về tài sản, nguồn vốn, và kết quả kinh doanh.
• Đảm bảo độ tin cậy: Chứng từ xác thực tính chính xác và đáng tin cậy của hệ thống kế toán, xác nhận quyền và nghĩa vụ tài chính, đồng thời hỗ trợ kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hoạt động tài chính.
• Bằng chứng pháp lý: Chứng từ kế toán chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch và hoạt động tài chính, xác nhận rằng chúng tuân thủ đúng quy định pháp luật, hỗ trợ doanh nghiệp trong các tranh chấp và kiểm toán.
• Xác thực thông tin tài chính: Chứng từ cung cấp căn cứ ghi sổ kế toán, đảm bảo thông tin tài chính được ghi nhận chính xác, đầy đủ theo phương pháp kế toán chuẩn, giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán có vai trò gì?

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm chứng từ kế toán là gì, chúng tôi đã tổng hợp các vai trò quan trọng của chúng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm các chức năng chính:

• Ghi nhận giao dịch tài chính: Chứng từ kế toán là bước đầu ghi nhận các giao dịch tài chính một cách hợp lệ, và làm cơ sở để thiết lập hệ thống sổ sách và công tác kế toán nội bộ khi mới thành lập doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin cho sổ sách kế toán: Chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch như số tiền, ngày tháng, đối tượng, mô tả. Điều này giúp kế toán phân loại và ghi nhận chính xác các khoản thu, chi, tài sản, và nợ phải trả.
• Cơ sở pháp lý giao dịch: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý cho các giao dịch tài chính, giúp doanh nghiệp bảo vệ mình trong các tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan pháp luật, chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch.
• Kiểm soát nội bộ: Chứng từ giúp các cấp quản lý dễ dàng truyền đạt nhiệm vụ và kiểm tra việc hoàn thành công việc trong sản xuất kinh doanh, góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
• Ghi nhận trách nhiệm pháp lý: Việc lập chứng từ xác định trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận liên quan, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán.
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Chứng từ kế toán giúp Nhà nước kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về thuế, phí, và lệ phí.

Các loại chứng từ kế toán hiện nay

Thực tế có nhiều phân loại chứng từ kế toán khác nhau, từ các biểu mẫu đơn giản cho đến các tài liệu phức tạp, nhằm đáp ứng mọi mục đích và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về các loại chứng từ kế toán phổ biến nhất hiện nay theo từng tiêu chí phân loại:

Phân loại phân loại chứng từ kế toán theo công dụng

Đây là cách chia nhóm chứng từ dựa trên mục đích sử dụng và tính chất của chúng, giúp tổ chức và quản lý các chứng từ một cách hiệu quả. Dưới đây là các loại chứng từ phổ biến theo từng công dụng:

• Chứng từ mệnh lệnh: Bao gồm lệnh chi tiền, lệnh nhập hàng, lệnh xuất kho, thể hiện mệnh lệnh hoặc quyết định của người có thẩm quyền. Ví dụ: Chủ nhà xưởng sản xuất tạo một lệnh nhập hàng vào kho tháng 4/2024.
• Chứng từ chấp hành: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thể hiện việc thực hiện các giao dịch kinh tế tài chính. Ví dụ: Phiếu chi số 001 – Chi phí vật liệu sản xuất.
• Chứng từ thủ tục: Bao gồm chứng từ ghi sổ, báo cáo tài chính, được tạo ra để tuân thủ quy trình và quy định kế toán. Ví dụ: Sổ cái tài khoản 111 – Tiền mặt.
• Chứng từ liên hợp: Là kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, như lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho cho đơn hàng số 123.

Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Doanh nghiệp có thể phân loại chứng từ dựa trên nơi tạo ra chứng từ này, nhằm nhận biết và quản lý chứng từ chính xác theo nguồn gốc và tính chất của chúng.

• Chứng từ bên trong: Là các chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ: Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng nội bộ, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác.
• Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ mua hoặc được cung cấp từ bên ngoài doanh nghiệp. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp ngoài, hợp đồng vận chuyển mua ngoài, các chứng từ từ ngân hàng như sao kê ngân hàng.

Phân loại theo mức độ khái quát chứng từ

Phân loại chứng từ kế toán theo mức độ khái quát của chứng từ là cách chia nhóm dựa trên mức độ tổng hợp thông tin của chúng, từ đó ra quyết định kinh doanh hợp lý nhất. Dưới đây là các loại chứng từ phổ biến theo từng mức độ:

• Chứng từ ban đầu, chi tiết: Bao gồm các chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, là những chứng từ đầu tiên được tạo ra trong quá trình ghi nhận giao dịch.
• Chứng từ tổng hợp: Bao gồm bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, bảng kê, sổ cái, được sử dụng để tổng hợp và tóm lược thông tin từ các chứng từ ban đầu.

Phân loại theo số lần ghi trên chứng từ

Tùy theo tần suất ghi nhận các giao dịch kinh tế trên mỗi chứng từ mà ta có thể phân thành các loại chứng từ một hoặc nhiều lần. Từ đó, tối ưu hóa quy trình kế toán và giám sát các hoạt động kinh doanh.

• Chứng từ một lần: Thể hiện một giao dịch kinh tế tài chính duy nhất. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp A cho đơn hàng cụ thể.
• Chứng từ nhiều lần: Thể hiện các giao dịch kinh tế tài chính được ghi nhiều lần, thường áp dụng cho các hoạt động có tần suất lặp lại. Ví dụ: Bảng kê thanh toán lương cho từng tháng, trong đó mỗi tháng có một bản ghi riêng.

Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung nghiệp vụ kinh tế

Phân loại chứng từ theo từng loại hoạt động kinh doanh cụ thể giúp công ty ghi nhận và điều chỉnh các giao dịch kinh tế một cách chính xác và hiệu quả. Một số loại chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế bao gồm:

• Chứng từ lao động và tiền lương: Bao gồm các văn bản liên quan đến quản lý nhân sự và thanh toán tiền lương như bảng chấm công, bảng thanh toán lương.
• Chứng từ hàng tồn kho: Liên quan đến quản lý và điều chỉnh hàng tồn kho như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
• Chứng từ bán hàng: Ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ như hóa đơn bán hàng, biên nhận bán hàng.
• Chứng từ tiền mặt: Liên quan đến các giao dịch tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi.
• Chứng từ tài sản cố định: Được sử dụng để ghi nhận, kiểm kê và đánh giá tài sản cố định như biên bản đánh giá tài sản cố định.
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Bao gồm các giấy tờ, văn bản cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
• Biên lai thu phí, lệ phí thuế: Có thể được chia thành các loại như biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá, biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá, và các loại biên lai khác được quy định bởi Bộ Tài chính.

Phân loại theo hình thức chứng từ

Hiện có hai định dạng và phương thức trình bày của chứng từ kế toán thường được doanh nghiệp sử dụng, bao gồm:

• Chứng từ giấy: Bao gồm các loại chứng từ truyền thống được in trên giấy, ví dụ như hóa đơn, biên nhận, và các loại văn bản khác do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cung cấp theo mẫu quy định.
• Chứng từ điện tử: Là các chứng từ được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, bao gồm file PDF, file Excel, hoặc thông qua các hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.

Nội dung trên chứng từ kế toán

Mỗi chứng từ kế toán đều mang theo những thông tin quan trọng về các hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính của tổ chức. Do đó, bạn cần xem xét và tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin cần có trên mỗi mẫu chứng từ kế toán là gì để tránh sai sót khi lập chứng từ.

Nội dung chung của chứng từ kế toán

Căn cứ vào Điều 16 Luật Kế toán 2015, giấy tờ kế toán cần bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Mỗi chứng từ cần được đặt tên và gán một số hiệu định danh riêng để dễ dàng nhận biết và xác định.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Thời điểm lập chứng từ kế toán như thế nào cần được ghi rõ để xác định thời gian diễn ra giao dịch.
• Thông tin về bên lập và bên nhận chứng từ: Bao gồm tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Mô tả chi tiết về giao dịch kinh doanh hoặc tài chính liên quan đến chứng từ.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ: Cung cấp thông tin về số lượng, giá trị, và tổng số tiền của giao dịch kinh tế hoặc tài chính.
• Chữ ký của các bên liên quan: Chứng từ cần được ký xác nhận bởi người lập, người duyệt và những người có liên quan, đảm bảo tính xác thực và pháp lý.

Ngoài ra, theo quy định, chứng từ kế toán cũng có thể bổ sung những nội dung khác tùy thuộc vào loại chứng từ cụ thể.

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế

Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Tên và ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.
• Thông tin về người nộp thuế: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế, hoặc quốc tịch nếu người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam.
• Thông tin về khoản thu nhập chịu thuế: Ghi rõ khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, và số thu nhập còn được nhận.
• Ngày lập chứng từ khấu trừ thuế: Thời điểm lập chứng từ cần được ghi rõ để xác định thời gian diễn ra việc khấu trừ thuế.
• Thông tin về người trả thu nhập: Ghi rõ họ tên và chữ ký của người trả thu nhập, đảm bảo tính xác thực và pháp lý.

Lưu ý: Trong trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ được thể hiện dưới dạng chữ ký số, đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của tài liệu.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi gì về thông tin cá nhân, người nộp thuế cũng cần cập nhật thông tin trên chứng từ khấu trừ thuế. Xem ngay hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cập nhật mã số thuế cá nhân để hiểu rõ hơn.

Nội dung biên lai

Biên lai, một tài liệu quan trọng trong quản lý thuế và các khoản phí, có nội dung cụ thể như sau:

• Tên loại biên lai: Gồm các loại biên lai như biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; và biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
• Ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai: Mỗi loại biên lai có ký hiệu mẫu và ký hiệu riêng để phân biệt.
• Số biên lai và liên của biên lai: Số biên lai là số thứ tự, bắt đầu từ số 0000001 đối với biên lai đặt in hoặc tự in. Mỗi biên lai phải có ít nhất 2 liên: Liên 1 lưu tại tổ chức thu và Liên 2 giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí.
• Thông tin về tổ chức thu: Bao gồm tên và mã số thuế của tổ chức thu.
• Thông tin về khoản thu thuế, phí, lệ phí: Bao gồm tên loại khoản thu và số tiền được ghi bằng số và bằng chữ.
• Ngày lập biên lai: Thời điểm lập biên lai cần được ghi rõ.
• Chữ ký của người thu tiền: Đảm bảo tính xác thực và pháp lý của biên lai.
• Thông tin về tổ chức nhận in biên lai: Đối với trường hợp đặt in, cần ghi tên và mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai.
• Định dạng và ngôn ngữ: Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt, có thể ghi thêm tiếng nước ngoài nếu cần thiết.

Các quy định về công tác kế toán

Sau khi đã hiểu rõ về khái niệm và các loại chứng từ kế toán là gì, bạn cần nắm vững các quy định về công tác kế toán doanh nghiệp theo pháp luật hiện hành, để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình kinh doanh. Hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu các quy định quan trọng ở phần dưới đây.

Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Trước hết, để lập và lưu trữ chứng từ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy tắc cụ thể theo Điều 18 Luật Kế toán 2015 như sau:

• Mỗi nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh đều phải có một chứng từ kế toán tương ứng. Chứng từ chỉ được lập một lần duy nhất cho mỗi giao dịch.
• Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo biểu mẫu quy định. Trong trường hợp chưa có mẫu, đơn vị cần tự lập chứng từ, nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.
• Nội dung của chứng từ không được viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa. Mọi sửa đổi phải được thực hiện bằng cách gạch chéo và lập chứng từ mới.
• Chứng từ kế toán phải có đủ số liên quy định và nội dung trên các liên phải giống nhau. Mọi người liên quan phải chịu trách nhiệm bằng việc ký tên trên chứng từ.
• Chứng từ điện tử phải tuân thủ quy định về in ra giấy và lưu trữ dưới dạng điện tử, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Việc này cũng phải đảm bảo khả năng tra cứu trong thời hạn lưu trữ.

Quy định về quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Sau khi đã hoàn tất thiết lập chứng từ, bạn cần thực hiện đúng quy trình quản lý và cách thức sử dụng chứng từ kế toán theo các bước sau:

• Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để thực hiện ghi sổ kế toán, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
• Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Đồng thời, chúng cần được bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, tránh mất mát hoặc hỏng hóc.
• Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trong trường hợp này, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện sao chụp chứng từ, lập biên bản ghi rõ lý do và số lượng từng loại chứng từ, đồng thời ký tên và đóng dấu.

Tất cả những quy định này nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng thông tin tài chính của các tổ chức và cá nhân. Nếu bạn cần tư vấn thêm về quy định

Dịch vụ kế toán trọn gói và uy tín tại Dịch Vụ Thuế 24h

Dịch Vụ Thuế 24h là một đơn vị chuyên nghiệp, có hơn 11 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực kế toán và tài chính. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và sự cam kết về chất lượng dịch vụ, chúng tôi tự hào cung cấp các giải pháp kế toán trọn gói, đáng tin cậy cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói của Dịch vụ Thuế 24h là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính và thuế. Một số dịch vụ kế toán nổi bật của chúng tôi:

• Dịch vụ lập báo cáo tài chính cuối năm.
• Dịch vụ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.
• Dịch vụ hoàn thuế Giá trị gia tăng (VAT).
• Dịch vụ lập chứng từ kế toán.
• Dịch vụ hoàn thiện và rà soát sổ sách kế toán.
• Dịch vụ kế toán trưởng.
• Tư vấn và hỗ trợ các công việc khác liên quan đến thuế và kế toán doanh nghiệp.

Khi lựa chọn Dịch Vụ Thuế 24h, khách hàng sẽ được hưởng nhiều quyền lợi đáng giá, bao gồm: 

• Phục vụ bởi đội ngũ chuyên gia kế toán có kinh nghiệm rộng lớn và am hiểu sâu sắc về lĩnh vực tài chính, đảm bảo các công việc kế toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất.
• Quy trình làm việc minh bạch và uy tín trong mọi giao dịch, đảm bảo dữ liệu và thông tin của khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối và không bị tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào.
• Nhân viên tư vấn tận tâm, luôn sẵn lòng lắng nghe và hỗ trợ khách hàng mọi lúc, mọi nơi trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
• Mọi thủ tục kê khai thuế, làm hồ sơ và sổ sách kế toán sẽ được chuyên gia hoàn tất một cách nhanh chóng, đúng quy định, với chi phí tối ưu.

Tóm lại, với sứ mệnh mang lại giải pháp kế toán toàn diện và uy tín, Dịch Vụ Thuế 24h không chỉ là đối tác đáng tin cậy mà còn là người bạn đồng hành đáng giá của mọi doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về chứng từ kế toán

Làm sao để chứng từ điện tử thành chứng từ kế toán?

Chứng từ điện tử trở thành chứng từ kế toán khi đáp ứng hai điều kiện chính: 

• Phải có các nội dung chung theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015.
• Phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền tải. 

Đồng thời, chứng từ điện tử cần đảm bảo:

• Tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
• Quản lý và kiểm tra chống lại các hình thức lợi dụng, xâm nhập, hoặc sử dụng không đúng quy định. 

Ngoài ra, khi chứng từ giấy được chuyển đổi thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại, chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện giao dịch và thanh toán, còn chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ và ghi sổ.

Loại chứng từ kế toán nào là bắt buộc?

Tất cả các loại chứng từ kế toán đều là bắt buộc phải lập khi có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan.

Trong đó, bắt buộc phải tuân theo một số quy định chung về các loại chứng từ kế toán, như sau:

• Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải được lập chứng từ kế toán.
• Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính.
• Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định và nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ.

Quy định về ký chứng từ kế toán như nào?

Căn cứ vào Điều 19 Luật Kế toán 2015, các quy định về ký chứng từ kế toán bao gồm:

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ và được ký bằng loại mực không phai.
• Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký của một người phải thống nhất và người khiếm thị ký theo quy định của Chính phủ.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ kế toán chi tiền phải được duyệt chi bởi người có thẩm quyền và ký bởi kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện. Chữ ký dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
• Chứng từ điện tử cũng phải có chữ ký điện tử, có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ khái niệm chứng từ kế toán là gì và các loại chứng từ phổ biến hiện nay. Có thể nói, việc lập và quản lý chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kế toán của doanh nghiệp.

Để đảm bảo công việc kế toán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, không gì quan trọng hơn việc có một đối tác đáng tin cậy. Dịch vụ thuế 24h không chỉ cung cấp giải pháp kế toán trọn gói chuyên nghiệp mà còn cam kết mang lại sự an tâm và tiết kiệm thời gian cho khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi theo số Hotine: 0973.432.146 ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!