Các chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp

Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là những con số bạn cần chi trả ban đầu. Nên xem chúng như bản đồ tài chính giúp bạn định hướng con đường kinh doanh ngay từ những bước đầu tiên.

Thực tế, ngoài vốn điều lệ, còn hàng loạt khoản cần chi như phí thủ tục pháp lý, thuê địa điểm, thiết kế nhận diện, hay thậm chí là chi phí nghiên cứu thị trường,… Không ít trường hợp bị “đội vốn” ngay từ giai đoạn chuẩn bị vì thiếu kế hoạch tài chính rõ ràng, phải rơi vào cảnh hụt vốn trước khi doanh nghiệp kịp vận hành.

Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây tại Dịch Vụ Thuế 24h, hiểu rõ các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp, cách hạch toán và tối ưu ngân sách ngay từ đầu!

Tổng hợp các khoản chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp phổ biến

Trước khi doanh nghiệp của bạn được thành lập, thực tế đã có nhiều khoản chi phí phát sinh. Hãy hiểu đúng và chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu để giúp bạn xây nền tảng vững chắc cho quá trình vận hành doanh nghiệp về sau.

Chi phí thành lập doanh nghiệp & tư vấn pháp lý

Đây là nhóm chi phí bắt buộc. Doanh nghiệp nào cũng phải chi trả khi muốn hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh thành pháp nhân. Trên thực tế, tổng mức phí dao động từ 1,5 – 5 triệu đồng, tùy quy mô, ngành nghề và nhu cầu tư vấn.

Gồm các khoản chính:

• Lệ phí nhà nước: Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh là 50.000 đồng nếu nộp trực tiếp, miễn phí khi đăng ký qua mạng. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2025, theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp được giảm 50%, tức còn 25.000 đồng/lần (áp dụng đến hết ngày 31/12/2026).
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng, nộp kèm khi nộp hồ sơ.
• Phí khắc dấu công ty: Dao động từ 200.000 – 500.000 đồng, tùy loại dấu và đơn vị khắc.
• Phí dịch vụ tư vấn luật và thành lập công ty: Khoảng 1.000.000 – 4.000.000 đồng, tùy thuộc vào đơn vị tư vấn và mức độ hỗ trợ (bao gồm tư vấn ngành nghề, vốn, soạn hồ sơ, đăng ký mã số thuế, hỗ trợ khai thuế ban đầu,…).

Hồ sơ cần có gồm:

• Giấy biên nhận nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh
• Giấy biên nhận phí, lệ phí từ cơ quan nhà nước
• Hóa đơn dịch vụ từ đơn vị tư vấn

Pro Tip: Doanh nghiệp mới nên lựa chọn các đơn vị tư vấn có nghiệp vụ pháp lý và thuế bài bản để được hỗ trợ từ A-Z, tránh sai sót thủ tục khiến phải sửa đổi, gây tốn kém và mất thời gian khởi sự.

Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng

Dù là công ty dịch vụ hay sản xuất, địa điểm hoạt động vẫn là yêu cầu pháp lý bắt buộc khi đăng ký thành lập. Phí thuê mặt bằng thường là khoản chi đáng kể đầu tiên doanh nghiệp phải cam kết.

Chi phí phổ biến gồm:

• Tiền đặt cọc: Thường từ 1 – 3 tháng tiền thuê.
• Tiền thuê trả trước: Thường đóng 1 tháng hoặc theo thỏa thuận.
• Chi phí làm hợp đồng qua công chứng (nếu có): Khoảng vài trăm nghìn đến 1 triệu đồng.

Hồ sơ cần có gồm:

• Hợp đồng thuê nhà/địa điểm (khuyến nghị có điều khoản “chờ thành lập pháp nhân”)
• Phiếu thu tiền cọc, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu bên cho thuê là tổ chức)
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà/địa điểm của bên cho thuê (để phòng ngừa rủi ro pháp lý)

Pro Tip: Doanh nghiệp chưa có pháp nhân nên ký hợp đồng thuê với tư cách cá nhân người sáng lập, kèm điều khoản chuyển đổi tên hợp đồng sang công ty sau khi thành lập. Điều này giúp bảo toàn tính hợp pháp của chi phí và dễ dàng hạch toán sau này.

Chi phí mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản cố định

Ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư một số tài sản phục vụ hoạt động văn phòng: máy tính, bàn ghế, phần mềm kế toán, máy in, camera, thiết bị định tuyến,…

Các khoản chi thường gặp:

• Máy tính, laptop: 10 – 30 triệu tùy cấu hình.
• Bàn ghế văn phòng: Dao động từ 3 – 10 triệu tùy loại.
• Máy in, thiết bị mạng: Thường từ 2 – 5 triệu đồng.
• Phần mềm kế toán, phần mềm bản quyền: Theo gói dịch vụ.

Hồ sơ cần có gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên cá nhân người sáng lập
• Văn bản ủy quyền (giao tài sản cho công ty sau khi thành lập)
• Biên bản bàn giao tài sản vào công ty

Pro Tip: Luôn yêu cầu xuất hóa đơn VAT khi mua sắm, dù đứng tên cá nhân. Sau khi công ty thành lập, có thể thực hiện biên bản góp vốn hoặc bàn giao tài sản để ghi nhận đúng chi phí. Lợi ích của việc này là giúp công ty hợp thức hóa tài sản và được trích khấu hao hợp lệ.

Chi phí nghiên cứu thị trường, quảng cáo, tiếp thị ban đầu

Ngay cả khi chưa có tư cách pháp nhân, nhiều doanh nghiệp đã phải đầu tư truyền thông để tạo đà thị trường. Đây là khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và có thể hợp lý hóa sau khi thành lập.

Bao gồm:

• Thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu: Thường từ 3 – 10 triệu đồng.
• Thiết kế website, landing page: Giá tham khảo từ 5 – 15 triệu đồng.
• Chạy quảng cáo thử nghiệm (Facebook, Google): Từ 2 – 20 triệu tùy mục tiêu, ngân sách.
• Thuê KOLs, influencer, content marketing: Tùy quy mô.

Hồ sơ cần có gồm:

• Hợp đồng dịch vụ (marketing, thiết kế, KOLs,…)
• Hóa đơn tài chính (ưu tiên bên cung cấp là công ty)
• Sao kê tài khoản thanh toán
• Biên bản nghiệm thu công việc

Pro Tip: Chi phí truyền thông trước thành lập có thể hạch toán nếu đầy đủ chứng từ. Nên dùng tài khoản ngân hàng cá nhân của người góp vốn và lưu rõ mục đích thanh toán để tránh bị cơ quan thuế loại trừ sau này.

Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Doanh nghiệp để vận hành trơn tru phải có sẵn đội ngũ ngay từ ngày đầu thành lập. Việc tìm kiếm, phỏng vấn, đào tạo nội bộ thường diễn ra trước khi công ty chính thức đi vào hoạt động.

Chi phí thường gặp:

• Phí đăng tuyển trên các nền tảng (VietnamWorks, TopCV, LinkedIn,…): Giá tham khảo từ 500.000 – 3 triệu/lượt tùy nền tảng và dịch vụ.
• Chi phí thuê chuyên gia đào tạo, workshop nội bộ: Tùy quy mô.
• Chi phí in ấn tài liệu đào tạo, tổ chức hội thảo: Phát sinh linh hoạt.

Hồ sơ cần có gồm:

• Hóa đơn dịch vụ đăng tin
• Hợp đồng đào tạo hoặc ghi nhận chi phí thuê chuyên gia
• Biên bản tham dự, bảng điểm danh

Các khoản chi phí đào tạo nếu không có chứng từ rõ ràng dễ bị loại khi kiểm toán thuế. Do đó, bạn cần chuẩn bị hợp đồng dịch vụ đào tạo hoặc biên bản đào tạo nội bộ để chứng minh mục đích và nội dung công việc.

Các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT?

Trên thực tế đối với các doanh nghiệp mới, câu hỏi phổ biến là: “Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?”

Câu trả lời là CÓ THỂ, nhưng phải đáp ứng đồng thời các điều kiện cụ thể theo quy định hiện hành. 

Doanh nghiệp được phép kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp khi:

• Có hóa đơn GTGT hợp lệ đứng tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh liên quan.
• Có chứng từ thanh toán (qua ngân hàng nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng).
• Chi phí thực sự phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Và các chứng từ, hóa đơn được lưu giữ pháp lý đầy đủ.

Việc áp dụng điều kiện này nhằm giúp cơ quan thuế xác định rõ các khoản chi thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh, không mang tính cá nhân, và có thể kiểm soát được qua hệ thống chứng từ hợp pháp.

Do đó, các nhà sáng lập nên lưu giữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng và lập văn bản bàn giao ngay từ đầu để tránh mất quyền khấu trừ và bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Điều kiện để chi phí trước thành lập doanh nghiệp được ghi nhận hợp lệ

Không phải khoản chi nào cũng được đưa vào chi phí hợp lý, hợp lệ để trừ khi tính thuế TNDN. Vậy đâu là nguyên tắc cần tuân thủ?

Chi phí được ghi nhận hợp lý, hợp lệ được hiểu là khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, được kê khai đúng quy định, và có phương thức thanh toán phù hợp. Nếu đáp ứng đủ điều kiện, chi phí đó sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, các điều kiện cần đáp ứng để chi phí trước thành lập doanh nghiệp được ghi nhận hợp lệ gồm:

• Phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh: Chi phí phải có mục đích rõ ràng như thuê văn phòng, mua thiết bị, tư vấn pháp lý,… để chuẩn bị cho hoạt động của công ty. Đây là yếu tố mang tính bản chất, thể hiện mối liên hệ giữa khoản chi và hoạt động tạo ra doanh thu.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Bao gồm hóa đơn tài chính hợp lệ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán,… Nếu chỉ đứng tên cá nhân, cần có văn bản ủy quyền hoặc biên bản bàn giao cho doanh nghiệp sau khi thành lập.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, theo quy định, phải thanh toán qua chuyển khoản để đảm bảo tính minh bạch và được chấp nhận khi quyết toán thuế.
• Lưu ý về phân bổ chi phí hợp lý: Một số khoản chi như đào tạo, quảng cáo, nghiên cứu thị trường,… có thể phân bổ dần vào chi phí kinh doanh tối đa trong 3 năm kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo Khoản 3, Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC. 

Như vậy, trong giai đoạn đầu, thay vì để các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp nằm rải rác và đứng tên cá nhân, nhà sáng lập nên chủ động xây dựng một bộ hồ sơ chi phí tiền khởi nghiệp (gồm hóa đơn, hợp đồng, bảng kê chi tiết và căn cứ bàn giao).

Chuẩn bị hệ thống chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí, đồng thời tạo nền tảng rõ ràng cho kiểm toán, gọi vốn hoặc chuyển nhượng sau này.

Hướng dẫn hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp, Dịch Vụ Thuế 24h nhận thấy 1 điểm chung: nhiều khoản chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được pháp sinh ra trước khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nhưng lại không được ghi nhận hoặc bị loại trừ khi quyết toán thuế – chỉ vì không được hạch toán đúng cách.

Thực tế, chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp là phần “đầu tư thầm lặng” nhưng cực kỳ quan trọng. Vậy làm thế nào để những khoản đầu tư ban đầu đó không bị lãng phí, mà được tối ưu thuế ngay từ đầu? 

Theo quy định tại Điều 47 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 3 Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hạch toán những khoản chi phí hợp lệ dưới dạng chi phí trả trước và phân bổ dần trong kỳ kế toán. 

Ví dụ về cách hạch toán một số nhóm chi phổ biến:

• Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng. Ví dụ: Đặt cọc và trả trước 6 -12 tháng tiền thuê. Ghi nhận vào TK 242 – Chi phí trả trước, sau đó phân bổ hàng tháng tương ứng với thời hạn thuê.
• Chi phí thành lập doanh nghiệp. Không được xem là tài sản cố định mà là chi phí đầu tư ban đầu, gồm lệ phí đăng ký, công bố nội dung đăng ký, khắc dấu, dịch vụ pháp lý,… Phân bổ dần tối đa trong 3 năm từ khi doanh nghiệp chính thức hoạt động.
• Chi phí nghiên cứu, đào tạo, quảng cáo. Gồm: Chi phí nghiên cứu thị trường, thuê đơn vị chạy quảng cáo thử, đào tạo nhân sự. Hạch toán vào TK 242 và phân bổ trong thời gian tối đa 3 năm. Có thể gộp các khoản này thành danh mục “chi phí trước hoạt động” để dễ kiểm soát và theo dõi.
• Chi phí mua công cụ, dụng cụ (CĐDC). Máy tính, máy in, bàn ghế,… dùng cho công việc ngay từ đầu. Nếu giá trị nhỏ và thời gian sử dụng dưới 12 tháng, hạch toán trực tiếp vào chi phí. Nếu giá trị lớn, phân bổ dần theo thời gian sử dụng thực tế.
• Chi phí dịch vụ tư vấn hoặc chuyển giao công nghệ. Lập hợp đồng, lấy hóa đơn, ghi nhận vào TK 242 và phân bổ dần trong tối đa 3 năm nếu là khoản đầu tư mang tính dài hạn.

Pro Tip: Lưu lại ngay 3 lời khuyên thực tế từ các chuyên gia Dịch Vụ Thuế 24h để hạch toán đúng và đủ các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp!

• Thu thập chứng từ ngay từ đầu, đừng để nước đến chân mới nhảy. 
• Lập biên bản bàn giao, làm căn cứ pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp ghi nhận chi phí vào sổ sách kế toán. 
• Phân loại đúng chi phí để tránh nhầm lẫn khi ghi sổ. 

Những quy định và phạm vi điều chỉnh của hợp đồng trước khi đăng ký doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp chi tiêu và ký kết hợp đồng trước khi đăng ký công ty. Liệu có đảm bảo tính pháp lý của các hợp đồng này? Cùng Dịch Vụ Thuế 24h tìm hiểu kỹ để tránh rủi ro về sau.

Quy định về hợp đồng trước khi đăng ký doanh nghiệp

Để chuẩn bị cho hoạt động kinh doanh, người sáng lập có thể đã ký hợp đồng thuê văn phòng, mua thiết bị, hoặc thuê tư vấn pháp lý trước khi doanh nghiệp chính thức ra đời. Theo quy định tại Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, điều này là hợp pháp nếu:

• Người ký kết là người thành lập doanh nghiệp, và mục đích phục vụ cho việc thành lập hoặc hoạt động sắp tới.
• Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, toàn bộ nghĩa vụ, quyền lợi từ các hợp đồng đã ký sẽ được doanh nghiệp tự động kế thừa, trừ khi có thỏa thuận khác trong hợp đồng.
• Nếu không được cấp phép, người ký hợp đồng phải tự chịu trách nhiệm cá nhân. Nếu có nhiều người sáng lập cùng liên quan, họ sẽ liên đới thực hiện nghĩa vụ này.

Phạm vi điều chỉnh của hợp đồng

Về mặt nguyên tắc, mọi giao dịch trước khi doanh nghiệp chính thức hoạt động từ mua sắm, thuê mướn, nhận tư vấn, chuyển giao công nghệ, đều có thể nằm trong phạm vi hợp đồng phục vụ việc thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng còn phụ thuộc vào bản chất của giao dịch và mối quan hệ giữa các bên.

Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 132/2020/NĐ-CP, nếu giao dịch có liên quan đến các bên liên kết: mọi hoạt động trao đổi, mua bán, chuyển giao,… giữa các bên có quan hệ liên kết (ví dụ: công ty mẹ – công ty con, các công ty cùng tập đoàn, hoặc có cùng chủ sở hữu), thì đây được xem là giao dịch liên kết và phải tuân thủ các quy định về chuyển giá, minh bạch giao dịch, chia sẻ chi phí theo quy định. 

Ngoại lệ: Những giao dịch hàng hóa, dịch vụ mà giá đã được Nhà nước quy định (chẳng hạn giá điện, giá nước) thì thực hiện theo quy định pháp luật về giá, không áp dụng quy định này.

Tóm lại, hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp là hợp pháp nếu được ký đúng đối tượng và minh bạch về mục đích. Nhưng để đảm bảo hiệu lực và quyền lợi, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát, lưu trữ đầy đủ hồ sơ và chủ động tư vấn pháp lý từ sớm.

Tại Dịch Vụ Thuế 24h, chúng tôi xây dựng gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, hỗ trợ hạch toán và hoàn thiện thủ tục tài chính – giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, và khởi đầu thuận lợi nhất.

Dịch Vụ Thuế 24h hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói tối ưu chi phí

Tìm kiếm giải pháp thành lập doanh nghiệp trọn gói, nhanh chóng và tiết kiệm?

Với nhiều năm kinh nghiệm và đã đồng hành cùng doanh nghiệp lớn nhỏ, Công ty TNHH Tư Vấn Luật Và Dịch Vụ Thuế 24h tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực Kế toán, Luật, Thuế, chuyên cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói và tối ưu chi phí. 

Điểm khác biệt của Dịch Vụ Thuế 24h nằm ở quy trình tư vấn chuyên sâu và toàn diện – chúng tôi hỗ trợ phân tích nhu cầu, tư vấn loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh phù hợp với bối cảnh và nhu cầu thực tiễn của khách hàng.

Ngoài ra, hỗ trợ thiết lập hồ sơ, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng và hỗ trợ thủ tục sau cấp phép,… Nhờ đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm dưới sự dẫn dắt của CEO Nguyễn Văn Lãm, mọi thủ tục đều được xử lý nhanh chóng, chính xác, minh bạch.

Chi phí thành lập doanh nghiệp trọn gói tại Dịch Vụ Thuế 24h

Dịch Vụ Thuế 24h cung cấp gói dịch vụ “Tất cả trong 1” giúp khách hàng dễ dàng dự trù ngân sách, không phát sinh chi phí ẩn. Đặc biệt, chúng tôi áp dụng bảng giá minh bạch, ký hợp đồng rõ ràng và cam kết hoàn thành đúng tiến độ!

Với chi phí thành lập doanh nghiệp trọn gói chỉ từ 1.500.000 VNĐ, khách hàng đã được bao trọn các hạng mục:

• Soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh
• Lệ phí Nhà nước
• Khắc dấu pháp nhân loại tốt 
• Tư vấn ngành nghề, vốn điều lệ, mã số thuế và tài khoản ngân hàng
• Đăng công bố doanh nghiệp lên Cổng thông tin điện tử quốc gia
• Thiết lập điều lệ và sổ cổ đông công ty
• Đăng ký hồ sơ thuế ban đầu tại cơ quan thuế (tùy gói)
• Đăng ký chữ ký số điện tử (1 năm hoặc 3 năm tùy gói)
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (300 số hóa đơn tùy gói)

Ưu đãi dành cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ

• Miễn phí 02 tháng kế toán (Gói nâng cao / Hoàn thiện)
• Tặng bảng hiệu công ty  (Gói nâng cao / Hoàn thiện)
• Hỗ trợ tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp (Tất cả các gói)

Thay vì đắn đo về giấy tờ, hãy an tâm phát triển! Dịch Vụ Thuế 24h – người bạn đồng hành pháp lý vững chắc dành cho quý khách hàng doanh nghiệp!

Nắm rõ chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp sẽ giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch tài chính, tránh phát sinh ngoài dự kiến khi đi vào hoạt động. Các khoản phí pháp lý, đăng ký kinh doanh, chi phí thuê mặt bằng, trang thiết bị, đào tạo nhân sự,… Các yếu tố cần được tính toán kỹ lưỡng và hợp lý để tối ưu hóa nhất cho nguồn vốn ban đầu và hiệu quả vận hành lâu dài.

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, tối ưu ngân sách và đảm bảo tuân thủ pháp luật, hãy để Dịch Vụ Thuế 24h đồng hành cùng bạn ngay từ bước đầu tiên. Liên hệ tư vấn miễn phí ngay hôm nay!

Các câu hỏi thường gặp về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp