Con dấu công ty là một thành phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và pháp lý, nhưng bạn đã hiểu đúng về công cụ này chưa?
Con dấu công ty là gì? Có những loại con dấu doanh nghiệp phổ biến nào? Con dấu của hộ kinh doanh cá thể có chức năng của con dấu pháp nhân của các doanh nghiệp khác không?
Tất tần tật câu hỏi về con dấu công ty, cập nhật những quy định và thủ tục mới nhất về việc sử dụng và đăng tải con dấu sẽ được Dịch Vụ Thuế 24h giải đáp trong bài viết này!
Định nghĩa con dấu hộ kinh doanh, con dấu công ty
Con dấu hộ kinh doanh là gì?
Con dấu hộ kinh doanh là công cụ đại diện cho một hộ kinh doanh cá thể, tức các cá nhân hoặc gia đình tham gia hoạt động kinh doanh quy mô nhỏ.
Điều quan trọng bạn cần biết là hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân. Như vậy, hộ kinh doanh không được xem như một thực thể pháp lý riêng biệt. Hoạt động kinh doanh được liên kết trực tiếp với chủ sở hữu hoặc các thành viên trong gia đình.
Do đó, hộ kinh doanh không được phép sử dụng con dấu pháp nhân. Thay vào đó, con dấu hộ kinh doanh thường là con dấu có chứa logo của cửa hàng, địa chỉ, tên cửa hàng hoặc bất kỳ thông tin cần thiết khách. Đặc trưng là các con dấu này:
- Không có giá trị pháp lý
- Chỉ được sử dụng để đại diện cho cửa hàng hoặc thương hiệu
- Thường dùng để cung cấp thông tin, xác nhận các tài liệu và giao dịch thương mại của người kinh doanh đó.
Ví dụ: Hộ kinh doanh bán phụ kiện điện thoại của anh Minh tại TP. HCM sử dụng con dấu vuông chứa logo của cửa hàng và tên cửa hàng “Di Động Minh”. Con dấu này được sử dụng để đóng dấu trên các hóa đơn bán hàng, biên nhận mua hàng, hoặc các tài liệu khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Mặc dù không mang giá trị pháp lý như con dấu pháp nhân của một doanh nghiệp, nhưng nó giúp tạo sự chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu cho cửa hàng.
Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng con dấu pháp nhân, anh Minh có thể chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty trách nhiệm hữu hạn để đúng quy định pháp luật. Điều này sẽ giúp anh dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh, tăng cường uy tín và tiếp cận các nguồn vốn mới, đồng thời quản lý tài chính rõ ràng hơn và tuân thủ quy định pháp lý, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
Con dấu công ty, doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp (hay thường được gọi là mộc doanh nghiệp, mộc công ty,…) là một biểu tượng quan trọng được sử dụng để chứng nhận giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng và giao dịch của doanh nghiệp.
Một số đặc điểm của con dấu doanh nghiệp là:
- Chức năng chính: đảm bảo tính chính xác và uy tín của các tài liệu được doanh nghiệp ký kết hoặc đóng dấu.
- Nội dung của con dấu doanh nghiệp phải là độc nhất. Không được trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào khác.
- Quy định bắt buộc mỗi doanh nghiệp cần phải có một con dấu pháp nhân (dấu tròn) sau khi được thành lập.
- Ngoài ra, công ty có thể sử dụng một số loại con dấu khác (tương tự trường hợp con dấu hộ kinh doanh) như: dấu chức danh của các cấp quản lý Giám đốc, Kế toán trưởng; dấu xác nhận thu/chi, dấu vuông đóng dấu báo cáo, tài liệu nội bộ,… không yêu cầu tính chất pháp lý như con dấu pháp nhân.
Quy định về con dấu hộ kinh doanh, con dấu công ty mới nhất
Quy định về con dấu hộ kinh doanh cá thể
Các loại con dấu, mẫu dấu hộ kinh doanh cá thể
Hộ kinh doanh cá thể được phép sử dụng các loại con dấu khác nhau mà không cần phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Một số loại con dấu thường gặp là:
- Dấu vuông thông tin hộ kinh doanh: Sử dụng để cung cấp thông tin của hộ kinh doanh trên các tài liệu như hóa đơn hoặc gói hàng.
- Dấu logo: Sử dụng để đại diện cho thương hiệu/tên của hộ kinh doanh. Thường áp dụng trên các tài liệu hoặc sản phẩm kinh doanh của hộ.
- Dấu chữ ký: dùng thay chữ ký
- Dấu xác nhận đã thanh toán/đã chuyển khoản: Dùng để xác nhận việc thanh toán hoặc chuyển khoản trong các giao dịch của hộ kinh doanh, giúp tăng tính chính xác và tin cậy.
- Dấu vuông xác nhận thông tin cho người mua hàng: Sử dụng để cung cấp thông tin cho người mua hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và giảm rủi ro trong các giao dịch.
Số lượng, hình thức, nội dung con dấu hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh có quyền tự thiết kế và sử dụng con dấu của mình mà không cần phải đăng ký với cơ quan quản lý kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh gây nhầm lẫn, con dấu hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định sau:
- Không trùng lặp với mẫu dấu đã được thông báo: Mẫu dấu của hộ kinh doanh không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các mẫu dấu đã được thông báo tại Cổng thông tin điện tử về đăng ký doanh nghiệp.
- Không vi phạm Luật Sở hữu trí tuệ: Mẫu dấu của hộ kinh doanh cũng không được vi phạm các quy định trong Luật Sở hữu trí tuệ, tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của các tổ chức, cá nhân khác.
- Nội dung của con dấu: Nội dung thể hiện trên con dấu của hộ kinh doanh điều chỉnh linh hoạt tùy vào nhu cầu sử dụng của từng hộ. Thông tin thường gặp bao gồm:
- Cung cấp thông tin cơ bản: đóng lên các tài liệu cơ bản như hóa đơn, hợp đồng, hoặc chứng từ giao dịch, và nội dung thường bao gồm tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ,…
- Yêu cầu đồng kiểm: Trong một số trường hợp, hộ kinh doanh muốn sử dụng con dấu để yêu cầu khách hàng hoặc đối tác thực hiện việc đồng kiểm hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi thanh toán hoặc nhận hàng.
- Trạng thái thanh toán: Con dấu cũng có thể được sử dụng để xác nhận trạng thái thanh toán của một giao dịch, như đã thanh toán hoặc chưa thanh toán.
- Yêu cầu video khi bốc hàng: Một số hộ kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng quay video khi bóc hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch.
- Số lượng con dấu: Hiện nay chưa có quy định về giới hạn số lượng con dấu được sử dụng đối với hộ kinh doanh. Giúp các hộ linh hoạt trong việc áp dụng con dấu phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
Quy định về con dấu doanh nghiệp
Các loại con dấu, mẫu dấu doanh nghiệp
Con dấu pháp nhân
- Mẫu dấu: Dấu tròn
- Mục đích: Xác nhận tính chính xác của văn bản pháp lý.
- Ví dụ: Dấu tròn với mã số doanh nghiệp 123456, tên công ty “Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm X”, địa chỉ Quận 1, TP. HCM.
Con dấu thông tin doanh nghiệp/ Con dấu mã số thuế
- Mẫu dấu: Dấu vuông
- Mục đích: Tiết kiệm thời gian khi ghi lại thông tin cơ bản của công ty trong các tài liệu hoặc giao dịch.
- Ví dụ: Dấu vuông chứa thông tin cơ bản của công ty: “Công ty CP Thực Phẩm X”, mã số thuế 123456, địa chỉ: 123 Đường E, Phường Y, Quận 1, TP. HCM.
Con dấu chức danh
- Mẫu dấu: Dấu vuông
- Mục đích: Xác nhận vị trí và chức danh của cá nhân.
- Ví dụ: Dấu chức danh của Giám đốc với nội dung: “Giám đốc – Nguyễn Văn A”.
Con dấu tên kèm chữ ký
- Mẫu dấu: Dấu vuông
- Mục đích: Xác thực chữ ký kèm theo tên cá nhân hoặc chức vụ.
- Ví dụ: Con dấu có tên kèm chữ ký của ông Nguyễn Văn A, Giám đốc của Công ty X.
Con dấu xác nhận thu chi
- Mẫu dấu: Dấu vuông
- Mục đích: Dùng để xác nhận trạng thái của các giao dịch, ví dụ như đã thanh toán, đã chuyển khoản, đã nhập kho, đã xuất kho.
- Ví dụ: Dấu xác nhận “Đã thu tiền” của bộ phận thu ngân hoặc kế toán.
Số lượng, nội dung, hình thức con dấu doanh nghiệp
- Hình thức con dấu doanh nghiệp: có thể linh hoạt như hình tròn, hình vuông và các hình dạng khác tùy thuộc vào sở thích và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với con dấu pháp nhân, phổ biến nhất vẫn là hình tròn với mực đỏ.
- Số lượng con dấu: Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều con dấu pháp nhân. Nhưng cần lưu ý giữ con dấu pháp nhân cẩn thận, tránh làm mất hoặc sử dụng trái phép. Chỉ nên cho phép những người có thẩm quyền truy cập. Ngoài ra, chỉ những người được ủy quyền có thể sử dụng con dấu pháp nhân trong các tình huống cụ thể như ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch quan trọng, hoặc đại diện cho doanh nghiệp.
- Nội dung con dấu: Theo quy định tại Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2014, nội dung cần có trên con dấu của doanh nghiệp bao gồm: Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 không còn quy định cụ thể về nội dung bắt buộc phải có trên con dấu của doanh nghiệp.
Các điểm mới về con dấu doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2021
Đã có nhiều thay đổi liên quan đến quy định về con dấu doanh nghiệp kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực. Cụ thể có 4 điểm mới như sau:
- Kể từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Dấu của doanh nghiệp có thể là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định bắt buộc một số nội dung phải có trên con dấu của doanh nghiệp, khác biệt so với quy định trước đó (Luật Doanh nghiệp 2014)
- Điểm mới trong quản lý, lưu giữ con dấu của doanh nghiệp là không chỉ giới hạn trong Điều lệ công ty mà còn có thể được định rõ trong các quy chế và quy định khác mà doanh nghiệp hoặc các đơn vị liên quan có dấu ban hành.
Dịch vụ khắc con dấu công ty, con dấu hộ kinh doanh tại Dịch Vụ Thuế 24h
Dịch Vụ Thuế 24h là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ pháp lý, đăng ký kinh doanh, kế toán, thuế trọn gói và uy tín đã có hơn 11 năm kinh nghiệm. Chúng tôi là đối tác đáng tin của hơn 1000 doanh nghiệp tại TP. HCM và khu vực miền Nam!
Khi khách hàng chọn Dịch Vụ Thuế 24h sẽ nhận được những lợi ích sau đây:
- Cam kết mang đến cho quý khách chất lượng uy tín và dịch vụ nhanh chóng
- Tư vấn miễn phí, giải đáp tận tình mọi thắc mắc 24/7
- Không cần phải lo lắng về thủ tục rườm rà hay đi lại tốn kém, chúng tôi sẽ lo trọn vẹn cho bạn từ đăng ký kinh doanh, khắc con dấu, đến kê khai hồ sơ thuế, kế toán doanh nghiệp,…
Hiện nay Dịch Vụ Thuế 24h cung cấp dịch vụ khắc dấu đa dạng thể loại và nhu cầu cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh như sau:
- Khắc con dấu pháp nhân;
- Khắc con dấu thông tin công ty;
- Khắc con dấu chức danh;
- Khắc con dấu chữ ký;
- Khắc con dấu logo;
- Khắc con dấu hoàn công;
- Khắc con dấu tên shop, cửa hàng,…
- Khắc con dấu xác nhận: đã thu tiền, đã thanh toán,..
Và đặc biệt, chi phí để khắc con dấu tại Dịch Vụ Thuế 24h rất phải chăng, chỉ từ 200.000 đồng đến 500.000 đồng. Đây là một khoản đầu tư nhỏ nhưng đổi lại sự thuận tiện và chất lượng hiệu quả mà quý khách sẽ nhận được. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!
Một số câu hỏi thường gặp về con dấu công ty, con dấu doanh nghiệp
Con dấu pháp nhân là gì và dùng để làm gì?
Con dấu pháp nhân là một loại con dấu bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần phải có. Được xem là đại diện pháp lý của doanh nghiệp, con dấu này được sử dụng liên tục từ khi doanh nghiệp được thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động.
Chức năng chính của con dấu pháp nhân là xác nhận tính chính thức và giá trị pháp lý của các văn bản, quyết định, hợp đồng kinh doanh hoặc các tài liệu nộp cho cơ quan thẩm quyền,…
Hộ kinh doanh có con dấu không?
Hộ kinh doanh cá thể có con dấu. Tuy nhiên, con dấu mà họ sử dụng không có giá trị pháp lý như con dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
Thay vào đó, con dấu của hộ kinh doanh thường được sử dụng để cung cấp thông tin cho khách hàng như logo, địa chỉ, hoặc tên cửa hàng,…
Hộ kinh doanh cá thể có được phép sử dụng con dấu pháp nhân không?
Không. Hộ kinh doanh cá thể không được phép sử dụng con dấu pháp nhân như công ty, doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật. Nếu hộ kinh doanh cố ý giả mạo hoặc tự ý tạo con dấu pháp nhân, sẽ bị xem là vi phạm pháp luật và bị xử lý hành chính bởi cơ quan có thẩm quyền.
Hộ kinh doanh tự khắc con dấu riêng có bị phạt không?
Hộ kinh doanh có quyền tự thiết kế, in và sử dụng con dấu riêng để cung cấp thông tin và sử dụng trong các giao dịch kinh doanh của hộ. Nhưng, con dấu riêng này không phải là con dấu pháp nhân và sẽ không có giá trị pháp lý như con dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có được sử dụng nhiều con dấu không?
Có. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có thể tự quyết định số lượng và mẫu con dấu. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu theo đúng quy định.
Doanh nghiệp sử dụng con dấu có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Theo quy định mới hiện hành, doanh nghiệp tự khắc con dấu tại cơ sở khắc dấu và tự quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu. Doanh nghiệp không phải đăng ký với cơ quan nhà nước.
Con dấu công ty là công cụ đại diện rất quan trọng của hộ kinh doanh, công ty, doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin thuận tiện, xác nhận các văn bản hay chứng nhận giao dịch pháp lý của công ty. Đối với hộ kinh doanh và các doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định mới về con dấu cũng cực kỳ cần thiết nhằm đảm bảo tính hợp lệ trong các hoạt động sử dụng mẫu dấu hàng ngày.
Lựa chọn dịch vụ khắc con dấu công ty tại đơn vị uy tín và chất lượng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy trình pháp lý. Gọi ngay hotline hoặc để lại tin nhắn cho Dịch Vụ Thuế 24h để được tư vấn miễn phí! Chúng tôi sẵn sàng và nhiệt tình hỗ trợ khách hàng về các thông tin thực hiện các quy định mới nhất về con dấu công ty.
